Code de conduite : IFMSA-Québec

Préambule

Ce code de conduite (CoC) a été créé par des membres d’IFMSA-Québec pour ses membres. Il a comme buts :

d’être en accord avec les principes, les valeurs et la mission d’IFMSA-Québec;
de créer un environnement et une atmosphère de travail respectueux, confortables et sûrs pour tous nos membres provenant de milieux et cultures différents;
de soutenir tout membre ayant subi des actes ne respectant pas nos valeurs en leur offrant plusieurs ressources et en les aidant dans la situation;
d’assurer le bon et fluide fonctionnement lors des rencontres.

Principes, mission et valeurs d’IFMSA-Québec

Ce code de travail et professionnalisme inclut, mais ne se limite pas à :

respecter les valeurs d’IFMSA-Québec et honorer sa mission de par ses actions et comportements;
voir au développement à long terme de la Division, notamment en veillant au suivi des plans stratégiques;
entretenir des communications claires, concises et amicales entre les officiers en poste ;
différencier les relations professionnelles des relations amicales;
donner réponse à tout courriel dans les 72 heures suivant sa réception; si c’est impossible, laisser savoir à l’expéditeur que sa demande sera traitée dans un délai plus long, mais raisonnable (1 semaine);
différencier les fonctions et les interactions de l’officier reliées à la sphère de sa vie personnelle et son statut d’étudiant en médecine, de celles reliées à son poste auprès d’IFMSA-Québec;
aviser le Conseil exécutif de toutes représentations externes et situations de conflit d’IFMSA-Québec (ex: conférences).

Afin d’éviter de potentiels conflits d’intérêts, de favoriser l’implication de ses membres et de
préserver un bon équilibre de vie, il est recommandé qu’un officier n’occupe pas plus de deux
positions au sein de l’équipe élargie.

Règles générales

Tous nos membres doivent se sentir à l’aise et en sécurité au sein d’IFMSA-Québec, que ce soit
pendant nos activités locales, nationales ou internationales (y compris nos rencontres). Alors,
nous nous attendons que nos membres suivent et respectent les consignes suivantes :

Soyez respectueux. Assurez-vous que tou.te.s les participant.e.s sont capables de s’exprimer et se sentent en sécurité; être professionnel.le et respectueux.se dans notre discours, nos actions et l’apparence de notre activité et/ou rencontre; et faire preuve de respect envers les opinions et les idées de tou.te.s les participant.e.s.
Bienveillance. Soyez conscient.e de la santé physique et mentale, de la sécurité et du bien-être de tou.te.s les participant.e.s.
Aucun commentaire offensant envers d’autres participant.e.s n’est accepté. Ne postez, ne partagez ou ne diffusez aucune forme de média (y compris des images, des vidéos et des messages) sur tout réseau social qui pourrait endommager l’image d’autrui. Vous devez en tout temps demander la permission de toute personne apparaissant dans l’image, la vidéo ou le message que vous voulez partager sur un réseau social. Tous les messages qui contiennent un contenu menaçant, abusif, harcelant, diffamatoire, vulgaire, obscène, calomnieux, haineux ou tout autre contenu répréhensible doit être supprimé et entraînera des mesures disciplinaires.
Respectez l’environnement. Promouvoir le recyclage, le compostage et éviter le gaspillage inutile de ressources; nettoyez les zones où vous avez organisé une rencontre et/ou activité.
Participez activement et respectueusement par rapport au contenu et aux participant.e.s.
- Lors des présentations d’un projet d’éducation par les pairs, vous êtes un.e représentant.e d’IFMSA-Québec. Ainsi, vous devez respecter les principes, la mission et les valeurs d’IFMSA-Québec. De plus, vous ne pouvez jamais changer le contenu des présentations sans l’accord des coordonnateur.trice.s et sans que ça soit par la suite validé par un.e expert.e.
- Peu importe l’activité, la rencontre ou la présentation que vous faites pour IFMSA-Québec, vous devez être attentionné.e envers les autres tout en respectant les valeurs, la mission et les valeurs d’IFMSA-Québec. Vous ne pouvez, en aucun cas, utiliser des propos, dans des messages écrits ou vocaux, des termes racistes, discriminatoires, sexistes, homophobes, transphobes ou tout autre terme insultant entraînant une détresse chez les autres participant.e.s.
- Il faut en tout temps être inclusif.ve et consciencieux.se. Nous nous devons de promouvoir la diversité et ainsi de s’assurer que les membres des diverses communautés puissent se sentir inclus et bien représentés.

Abus de substance

Chaque participant.e doit promouvoir un comportement respectant la santé et le bien-être d’eux-mêmes et des autres.

Il est interdit de consommer des boissons alcoolisées lors des réunions, des présentations ou des activités officielles d’IFMSA-Québec.
Aucun remboursement pour des boissons alcoolisées ne sera accepté et ce, incluant pour des cadeaux de conférencier.e.s.
Il est interdit de fumer (cigarette et cannabis) ou/et de vapoter dans tous les espaces publics des installations accueillant les activités et les réunions d’IFMSA-Québec. Si vous êtes fumeur.se.s, vous devez aller dans la région désignée à l’extérieur. Lors des covoiturages aux événements nationaux, vous ne pouvez pas fumer ou vapoter dans l’automobile en compagnie d’autres participant.e.s.
L’utilisation de substances illicites est interdite lors des activités, rencontres ou présentations d’IFMSA-Québec.

Responsabilité financière

Vous êtes responsable de tous vos bris et vous devez les rembourser dans les délais demandés par les installations où ce bris a eu lieu.

Violation du code

La violation de ce code de conduite sera sanctionnée avec des conséquences proportionnelles à la gravité du non respect du CoC, y compris, mais sans s’y limiter:

Si changement du contenu d’un projet IFMSA-Québec en représentant l’organisme sans avertissement et/ou sans avoir préalablement fait valider le contenu:
- Conséquence:
  - Avertissement initial et 2e avertissement avec surveillance étroite. Si non respect après deux avertissements, exclusion immédiate du projet/comité et interdiction de ré-appliquer à un projet similaire où il y a une représentation publique.
Désistement d’un poste plus de 30 jours après la date d’entrée en fonction désignée, sans explication estimée acceptable
- Un flag sera associé à ce candidat lors de son application à des postes subséquents
  - S’il y a récidive, le candidat ne pourra plus occuper de poste analogue, et possiblement des postes de plus grandes envergures.
Écart significatif entre les tâches réalisées et le niveau minimal de responsabilités associées à un poste, sans justification valable (par ex : quelqu’un qui obtient un poste et qui ne s’implique pas de façon concrète au final)
- Première rencontre/ premier avertissement afin de clarifier les responsabilités associées au poste et de mettre en lumière les conséquences possibles si la tendance se poursuit. Tenter de définir l’origine / les causes du manquement et si une aide peut être apportée à l’étudiant.
- Si la tendance se maintient : flagger la personne et impossibilité de postuler/ candidature non retenue au même poste ou à un poste analogue l’année subséquente.
Si la personne est accusée de tous type de crime contre la personne (harcèlement, agression physique/sexuelle, menace de voie de faits/morts) et reconnue coupable
- Exclusion immédiate d’IFMSA-Québec et si la personne déposant plainte accepte, bouton rouge de la faculté en question par la victime si elle le désire.
- Ceci dépasse nos compétences ainsi, les plaintes légales devront être faites par les victimes, avec notre soutien si besoin.
Manquement professionnel (retards consécutifs et/ou récurrents sans explication [À définir ailleurs les motifs raisonnables], manque de fiabilité, malhonnête (ex: mensonge))
- Un avertissement est émis quand le manquement professionnel est important et significatif, met une pression supplémentaire au reste de l’équipe, atteinte délétère à la synergie du groupe/travail d’équipe et/ou ralentissement/perte du fonctionnement de l’équipe de façon significative (ex: ne permet pas de respecter les délais)
- Au premier avertissement mise sous probation sous la forme d’avertissement. Le CA fera un suivi sur l’évolution du projet/comité pour le reste du mandat.
- Au deuxième avertissement, exclusion au sein du comité/projet concernés.
- Le CA se permet un droit de regard sur l’implication future de la personne pour une durée de 1 an et sur les futures applications à des postes pour l’intégralité des études en médecine.
- Au troisième avertissement (si cela se reproduit dans un autre groupe/ équipe de travail) exclusion d’IFMSA-Québec
Manquement de collégialité (manque d’empathie sévère à l’égard des collègues). Tout manque de savoir faire et/ou de savoir vivre
- Un avertissement est émis quand le manquement professionnel est important et significatif, met une pression supplémentaire au reste de l’équipe, atteinte délétère à la synergie du groupe/travail d’équipe et/ou ralentissement/perte du fonctionnement de l’équipe de façon significative (ex: ne permet pas de respecter les délais)
- Au premier avertissement mise sous probation sous la forme d’avertissement.
  - Le CA fera un suivi sur l’évolution du projet/comité pour le reste du mandat.
- Au deuxième avertissement, exclusion au sein du comité/projet concernés.
  - Le CA se permet un droit de regard sur l’implication future de la personne pour une durée de 1 an et sur les futures applications à des postes pour l’intégralité des études en médecine.
- Au troisième avertissement (si cela se reproduit dans un autre groupe/ équipe de travail) exclusion d’IFMSA-Québec
Plagiat, ou n’importe quelle appropriation de contenu dont l’individu ne détient pas les droits (par exemple signer une prise de position alors qu’aucun contenu n’a été réalisé par l’individu concerné)
- Si l’enquête mène à la conclusion que l’événement est involontaire / accidentelle :
  - Limitation des fonctions et surveillance accrue lors des tâches subséquentes du projet. Le CA se permet un droit de regard sur la ou les future.s applications à des postes pour la durée de 1 an.
- Si l’enquête mène à la conclusion que l’événement aurait pu être évité par la personne concernée :
  - Exclusion du projet en cours. Le CA se permet un droit de regard sur la ou les future.s applications à des postes pour la durée de 1 an.
  - Possibilité de ne pas pouvoir appliquer / que la candidature à des postes analogues ne soient pas retenues d’emblée.
Comportement perturbateur sans pour autant être un crime pour la personne (dires condescendants envers certains collègues, propos diffamatoires, faire preuve d’hypocrisie marquée de façon à nuire au fonctionnement de groupe, attitude négative persistante)
- Un avertissement est émis quand le manquement professionnel est important et significatif, met une pression supplémentaire au reste de l’équipe,atteinte délétère à la synergie du groupe/travail d’équipe et/ou ralentissement/perte du fonctionnement de l’équipe de façon significative (ex: ne permet pas de respecter les délais)
- Au premier avertissement mise sous probation sous la forme d’avertissement.
  - Le CA se permet un droit de regard sur la ou les future.s applications à des postes pour la durée de 1 an)
- Au deuxième avertissement, exclusion au sein du comité/projet concernés.
  - Le CA se permet un droit de regard sur l’implication future de la personne pour une durée de 1 an et sur les futures applications à des postes pour l’intégralité des études en médecine.
- Au troisième avertissement (si cela se reproduit dans un autre groupe/ équipe de travail) exclusion d’IFMSA-Québec

Il est possible de faire un signalement jusqu’à 6 ans après l’événement, soit l’équivalent de la durée maximale des études médicales au Québec (incluant Moncton), et il faut toujours être un.e étudiant.e en médecine au Québec. S’il y a un crime, les délais et le processus s’appliquent selon le Code pénal du Québec ou Nouveau-Brunswick. Nous souhaitons que tous nos membres aient la meilleure expérience possible au sein d’IFMSA-Québec. Nous vous demandons de bien vouloir supporter le contenu de ce Code de conduite à l’esprit à tout moment pour aider à atteindre cet objectif.